Desde sus inicios, los proyectos de Solvis han sido a base de trabajo remoto con nuestros consultores, sub-contratistas y clientes.  Hemos tenido oficinas en Regus y otros lugares de co-working y hoy en día usamos WeWork. Pero también trabajamos en cafés, restaurantes y hasta en los mismos Ubers. Usamos herramientas en la nube para trabajo remoto y en realidad hemos estado preparados para esta crisis del Coronavirus, en términos de tecnología y cultura. Todavía estamos aprendiendo y ajustándonos, ya que a pesar de contar con años de experiencia, la crisis del Coronavirus es única e impactante. Aquí nuestra respuesta sobre la crisis.

Nuestros consultores se encuentran basados en países como Estados Unidos, Costa Rica, México, Colombia, Argentina y Puerto Rico. Y nuestros clientes están ubicados en toda América Latina, Estados Unidos, Reino Unido, África del Sur, India y España. Solvis Consulting, nació trabajando en el mundo de CRM cuando las soluciones eran cliente-servidor (Siebel, Vantive, SAS Marketing, Clarify) y luego evolucionamos a soluciones en las nubes con Peoplesoft CRM, Gigya, Salesforce, Hubpsot, Radian6, GetSatisfaction y Assistly entre otras.

En Solvis nos hemos transformado de trabajo remoto al trabajo colaborativo. Esta transformación requiere tiempo y confianza con los consultores. Requiere agilidad, capacitación, paciencia y los más importante la capacidad de adaptarse a los cambios. No hay una formula mágica para el trabajo remoto, pero sí requiere mucha disciplina y enfocarse en entregables. Nuestro equipo utiliza, una combinación de MS Office 365, MS Teams y herramientas de Zoho como People, Time Entry, Projects, Sprints, Meetings, ShowTime, Vault y Desk.

Desde el punto de vista de la crisis del Coronavirus, Solvis cuenta con una cultura de trabajo remoto, hacer este cambio ha sido fácil para nosotros y hemos logrado mitigar esta transición en los diferentes países. Inclusive Jesús Hoyos menciona este cambio en sus dos podcasts.

1. No es trabajo remoto, es trabajo colaborativo.
2. El stack de herramientas para el trabajo colaborativo.

Hay una gran cantidad de contenido en Español e Inglés sobre trabajo remoto. Hay más de 6 millones de tips en español y más de 1 trillón de tips en inglés.  ¡Wow! Son muchos tips, y aquí les tenemos más tips por parte de algunos de nuestros consultores, sobre como ellos hacen su trabajo remoto más efectivo y más colaborativo. Estas recomendaciones son a base de los años de experiencia del equipo Solvis, desarrollando proyectos on-line.

• Alimentos: Existen en varios países muchas tiendas como Walmart, Superama y Comercial Mexicana, entre otras, que tienen servicio a domicilio. Esto nos permite ahorrar tiempo en traslados y búsqueda de los productos en el sitio, impactando en la mejora de nuestra productividad. -Emilio Vazquez-

• Actividad Física: Algunos entrenadores publican sus rutinas vía on-line, en mi caso particular, trato de realizar ejercicios con imágenes provistas por ellos.  Esto me ayuda a mantener mi condición física y mi salud. -Emilio Vazquez- 

• Rutina y Horarios: De lunes a viernes, se debe establecer una rutina con horarios definidos, que incluyan espacios para realizar ejercicio, comer adecuadamente, dormir las horas de sueño necesarias para descansar y hacer pausas activas que nos permitan levantarnos de nuestro escritorio y estirar. Esto ayuda a ser más productivos y concentrarnos durante las horas de trabajo y las reuniones. -Adriana Olarte-
• Calendario: Revisar el calendario antes de empezar el día, nos ayuda a planear y organizarnos respecto a to-dos, temas personales y reuniones que puedan surgir. Así como es buena idea tener un "placeholder" que se respete en lo posible para la hora del almuerzo.  Confirmar o Rechazar las invitaciones enviadas para reuniones, ayuda a organizar nuestro día, así como el de nuestros compañeros y clientes. -Adriana Olarte-
• Despejar la mente: Una caminata alrededor de la cuadra o preparar la comida, ayuda a distraerse y salir de la rutina. -Alfonso Silva-
• Descansos programados: Asegurarse de tener lapsos de descanso durante el día, pueden ser 55 minutos de trabajo por 5 minutos de descanso. Se puede ir al baño, subir o bajar un piso, caminar en el estacionamiento o patio, etc. -Alfonso Silva-
• Lugar de Trabajo: Tener en la casa un lugar de trabajo cómodo, asignado, con buena luz natural si es posible y ventilado. Evita tener que levantar o mover objetos todos los días o dejar cables estorbando. -Alfonso Silva-
• Diadema: Tratar de usar una buena diadema que permita el uso prolongado sin molestias. Asegurarse de escuchar adecuadamente y no tener eco en el micrófono. Usar la misma diadema con tu teléfono, así se pueden tener llamadas telefónicas con las manos disponibles para trabajar al mismo tiempo. -Alfonso Silva-
• Empatía: Debemos entender que los recursos muchas veces, no están asignados a un sólo proyecto, por eso hay que ser empáticos y comprender, que sí buscamos a alguien y no nos responde “de inmediato” es porque está con otra asignación de mayor prioridad. Los consultores generalmente en el próximo break que tengamos (para evitar multitask) nos pondremos en contacto, con quien nos solicitó apoyo. -Patricia Villalobos-
• Música: A mí en lo particular, me ayuda trabajar con música, en lugar de estar viendo televisión o escuchando las noticias, porque siento que me pueden distraer de mis asignaciones o en las  reuniones. Además, la música nos mantiene con buen ánimo. -Patricia Villalobos-
• Programar actividades: Al hacer home office, mi familia también está en casa, por lo que debemos organizarnos con los integrantes de la misma y definir tiempos para cada actividad de tal forma que todos tengamos espacios para trabajar y realizar actividades familiares. -Elena Macías-
• Usar Lentes: Cuando usamos la computadora durante todo el día, necesitamos proteger nuestros ojos y darles un descanso, en lo personal no uso lentes con aumento, pero uso lentes protectores, antirreflejantes y me han ayudado a no tener la vista cansada y evitar dolores de cabeza. -Raúl Cuevas-
• Hidratación: Siempre hay que mantenerse hidratados, ya sea con una botella de agua o un termo con líquido para ayudar a mejorar nuestro rendimiento. -Raúl Cuevas-
• Alimentación: Comer a las horas adecuadas, respetando el espacio para hacerlo siempre, nos protegerá de enfermarnos por descompensación alimentaria, por saltarnos comidas estando en casa. -Luz Dary Ferreira-
• Comprensión de situaciones ajenas al trabajo y Familia: Entender que las personas deben tener un balance entre comidas, tareas, carga de información a las plataformas, atención a los hijos, la limitante de compartir internet entre varios miembros de la familia, con actividades como reuniones de trabajo o estudio. Y poder brindar espacios para atender la casa, situaciones personales y temas cotidianos, que van mucho más allá del trabajo remoto. -Luz Dary Ferreira-

El trabajo remoto no es el uso de Zoom o GotoMeeting o el uso de Teams o Slack, es la mentalidad y cultura de usar un grupo de herramientas colaborativas para ser efectivos en los proyectos, en las operaciones y en el manejo de campañas. No es fácil y requiere dedicación, confianza y disciplina. Esperamos que los podcasts de Jesús Hoyos y estos tips sean de ayuda. Implementar Ecosistemas de Customer Engagement requiere un trabajo colaborativo.

Debido al trabajo colaborativo y remoto que Solvis lleva realizando desde hace más de 10 años, hemos podido ajustarnos a la nueva norma del “Social Distance” y trabajo remoto que se ha establecido por varios países, el CDC y el WHO.  Como precaución hemos establecidos un canal de comunicación interno en Solvis para dar noticias y recomendaciones a nuestros colaboradores.  Realizamos una reunión interna con nuestros colaboradores en USA, Colombia, Costa Rica, México y Puerto Rico, el equipo de manejo de proyectos y los directivos atienden reuniones diariamente para ver el impacto y revisar acciones que se deben tomar y ajustar para poder manejar el impacto del Coronavirus.

Las recomendaciones obvias son que estén en Auto-Cuarentena y sigan estas medidas:

• No te alarmes, pero mantente alerta.
• Lávate las manos con frecuencia y pon en práctica buenos usos al estornudar y toser.
• Intentar no tocarse la cara y evitar tocar la boca, nariz y ojos.
• Ejerce el distanciamiento social, no des besos y abrazos, no saludes dando la mano, ni toques las manos de otros. Si es necesario, busca alternativas.
• No vayas a conciertos, obras de teatro, eventos deportivos, o cualquier evento de entretenimiento masivos.
• Evita visitar museos, exhibiciones, salas de cine, bares y centros nocturnos, y otros centros de entretenimiento.
• No asistas a reuniones sociales y eventos, como juntas de clubs, servicios religiosos, y fiestas privadas.
• Reduce tus viajes al mínimo. No viajes largas distancias a menos que sea absolutamente necesario.
• No utilices transporte público a menos que sea absolutamente necesario.
• Si puedes trabajar en casa, trabaja desde casa. Insiste a tu empleador que te permita trabajar de manera remota si es necesario.
• Reemplaza interacciones sociales con alternativas remotas, como llamadas o video chats.
• No salgas de casa a menos que sea absolutamente necesario.

Fuente: El Manifiesto de la Auto-Cuarentena 

En este podcast y blog de Jesus Hoyos sobre ¿Trabajo Remoto o Trabajo Colaborativo? encontrarás recomendaciones sobre, como cambiar la mentalidad de la manera en que percibimos el trabajo remoto, a verlo como trabajo colaborativo, profundizando en el tema, con una lista de 15 sitios recomendados con sugerencias para trabajar desde la casa y herramientas de colaboración.  Otros enlaces sobre el trabajo remoto y comunidades que les pueden ayudar durante y después del Coronavirus:

1. Stack de Tecnologías para el Trabajo Colaborativo.
2. Uso de Comunidades para el engagement durante y después del Coronavirus.

Tips de como nuestros consultores manejan el trabajo remoto y una lista de sugerencias generales que hemos ya implementado en Solvis a base de nuestra experiencia trabajado remotamente por muchos años.

Nuestros partners también emitieron sus comunicados referente a la situación del Coronavirus.

1. Salesforce
2. Marketo/Adobe
3. Wistia
4. Hootsuite
5. Hubspot
6. Sprinklr
7. Informatica
8. Amazon Web Services
   

Los más importante y nuestra gran recomendación es escuchar a los doctores, científicos y expertos, siempre validar cualquier información con el CDC, WHO y su departamento de salud y mantenerse en contacto con su doctor de confianza. Como no sabemos cuanto durará la situación, debemos tener un plan de contingencia a corto y largo plazo como empresa, familia e individualmente. Si se presentan síntomas, saber a quién llamar y a dónde acudir para pruebas y casos de emergencia.