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Mejores prácticas para usar Formas con tu CRM

Jesus Hoyos
04.01.21 11:27 AM Comment(s)

Uso de soluciones de Form Builders para optimizar la relación con el cliente

Mejores Practicas - Form Builders

Hoy en día tenemos la necesidad de crear soluciones rápidas para acercarnos al cliente, y esto es más obvio durante la pandemia. Los clientes exigen poder estar en contacto rápidamente, poder llenar encuestas y/o pedir información. Al no tener soluciones rápidas terminamos creado un Google Form que va directo a una hoja de Excel o usamos los "Web to Lead Forms", o los "Email to Case "o un "Form to Case" que tienen los CRMs. Estas soluciones son rápidas y efectivas, sólo con la funcionalidad especifica que ya tienen, pero no ofrecen el poder expandir la funcionalidad que se requiere para poder optimizar la experiencia del cliente. Algunos de los ejemplos, de como usar Form Builders son:

    1. Captura y actualización de datos de tus clientes durante la pandemia.
    2. Aplicación para un Programa Académico
    3. Reportar incidencias
    4. Aplicación para un Producto / Servicio Financiero
    5. Subir documentos como adjuntos 
    6. Forma extensa para validar un proceso de prospección 
    7. Forma para captura encuestas
    8. Forma para traer datos de prospección 
    9. Proceso de aprobaciones
    10. Validar cálculos financieros vía fórmulas
    11. Validar emails, direcciones y teléfonos del cliente
    12. Donaciones
    13. Procesar pagos
    14. Acceso a información del cliente vía la forma si tener que crear usuarios nuevos en tu CRM
    15. Procesos de onboarding 
    16. Registro de eventos
    17. Procesos de reclutamiento y recursos humanos
    18. Registro de voluntarios
    19. Promociones
    20. Registro para capacitaciones

Todos estos posibles casos de usos te dan la opción de integrar con tu Marketing Automation, el CRM y el Marketing Cloud, y otras aplicaciones dependiendo del Form Builder.

En Solvis hemos usado dos tipos de Form Builders: Zoho Forms y FormAssembly. Zoho Forms para procesos de campañas que necesitan una lógica avanzada de validación de prospectos como direcciones, dominios de emails y captura de datos a objetos customizados dentro de Zoho CRM. Con FormAssemby, hemos construido aplicaciones para programas académicos para universidades que usan Salesforce Sales Cloud, en el proceso de adquisición de estudiantes. Con bancos su caso de uso se enfoca en procesar la apertura de cuentas y aplicaciones para préstamos comerciales de PYMES, integradas con Sales Cloud usando objetos customizados, los objetos de cuenta y contacto, adjuntos y oportunidades. Esto incluye integración con Docusign.

En este enlace puedes escuchar el webinar de un caso de éxito en el uso de FormAssembly para el sector financiero, en donde Solvis con FormAssembly se implementó un proceso de préstamos comerciales durante la pandemia integrado con Sales Cloud.


Los Form Builders están como que en dos tipos de categorías dependiendo de la funcionalidad que tengan desde workflows hasta Robot Process Automation (RPA) y desde Landing Pages hasta la creación de aplicaciones low code. 


Es por esto que las soluciones de Form Builders pueden estar en 3 tipos de categorías:

Landing Pages

Landing pages con funcionalidad avanzada para crear una mejor experiencia del cliente, tanto para capturar clientes nuevos o para mercadear a los clientes existentes.  Estos landing pages ofrecen conectores nativos y funcionalidad avanzada de A/B testing y algo de lógica para implementar reglas de negocios básicas.

Form Builders

Existen muchas opciones en el mercado, estos ayudan a crear lógica del negocio más avanzada que los landing pages usando conceptos de IFTTT (If this then that) sin tener que desarrollar o implementar código. Tradicionalmente los landing pages solo integran sus datos a los objetos de contacto o leads en el CRM o Marketing Automation, pero muchos de los Form Builders tiene conexiones nativas y/o vía APIs a todos los objetos del CRM, lo cual crea una opción valida para manejar por ejemplo aplicaciones de préstamos, aplicaciones para estudiantes, aplicaciones médicas y aplicaciones para eventos, entre muchas otras opciones más.

Low-Code

La próxima categoría, Low-Code, es la más sofisticada y óptima dependiendo de presupuestos, tiempos y tipo de aplicación móvil o web que necesites crear. Algunas de las soluciones en el mercado son: 

    • Veritran (de Argentina)
    • Zoho Creator
    • Microsoft PowerApps
    • ServiceNow
    • Pegasystems
    • Oracle Apex
    • Google App Maker
    • Amazon Honey Code
    • Salesforce Lighting
    • Outsystems

Mejores Prácticas en el uso de FormBuilders

Ya que vimos usos prácticos de los Form Builders y las posibles categorías en la industria, hay que tener en cuenta una serie de mejores prácticas para el uso de estos Form Builders en tu ecosistema de Customer Engagement. 

    1. Integrar vía APIs y conectores nativos a cualquiera de las soluciones de CRM, incluyendo Marketing Automation y Marketing Cloud.
    2. Integrar no solo a los objetos de contacto y cuentas, pero a oportunidades y cualquier otro objeto customizado en tu CRM.
    3. Ofrecer funcionalidad de procesos, workflows, logica de If and Then, fórmulas y reglas de negocio en la forma y cada campo.
    4. Cumplimiento con las normativas de seguridad y privacidad de datos.
    5. Uso del Captcha para evitar spam.
    6. Login para los usuarios externos para poder guardar y resumir la forma.
    7. Acceso a CSS para customizar el look & feel.
    8. Uso de plantillas.
    9. Funcionalidad de SEO: Headers 1 & 2, Tags, Headers & Footers, etc.
    10. Incluir contenido como knowledge base, video, y FAQs para explicar el uso de la forma creado.
    11. Uso de Wizards para que el usuario sepa el progreso de la aplicación.
    12. Uso del log de errores.
    13. Las formas tienen que ser responsivas: tableta, móvil y navegador.
    14. Las formas tienen que ser diseñadas para la captura de datos que ayuden en la conversión.
    15. Tiene que tener la opción de integrar código externo como PHP y Java.

 

Videos de Zoho Forms y FormAssembly

Contáctanos para ayudarte en integrar un Form Builder con tu ecosistema de customer engagement