Trabajo Remoto en Solvis: Un poco de historia
Desde sus inicios, los proyectos de Solvis han sido a base de trabajo remoto con nuestros consultores, sub-contratistas y clientes. Hemos tenido oficinas en Regus y otros lugares de co-working y hoy en día usamos WeWork. Pero también trabajamos en cafés, restaurantes y hasta en los mismos Ubers. Usamos herramientas en la nube para trabajo remoto y en realidad hemos estado preparados para esta crisis del Coronavirus, en términos de tecnología y cultura. Todavía estamos aprendiendo y ajustándonos, ya que a pesar de contar con años de experiencia, la crisis del Coronavirus es única e impactante. Aquí nuestra respuesta sobre la crisis.
Nuestros consultores se encuentran basados en países como Estados Unidos, Costa Rica, México, Colombia, Argentina y Puerto Rico. Y nuestros clientes están ubicados en toda América Latina, Estados Unidos, Reino Unido, África del Sur, India y España. Solvis Consulting, nació trabajando en el mundo de CRM cuando las soluciones eran cliente-servidor (Siebel, Vantive, SAS Marketing, Clarify) y luego evolucionamos a soluciones en las nubes con Peoplesoft CRM, Gigya, Salesforce, Hubpsot, Radian6, GetSatisfaction y Assistly entre otras.
En Solvis nos hemos transformado de trabajo remoto al trabajo colaborativo. Esta transformación requiere tiempo y confianza con los consultores. Requiere agilidad, capacitación, paciencia y los más importante la capacidad de adaptarse a los cambios. No hay una formula mágica para el trabajo remoto, pero sí requiere mucha disciplina y enfocarse en entregables. Nuestro equipo utiliza, una combinación de MS Office 365, MS Teams y herramientas de Zoho como People, Time Entry, Projects, Sprints, Meetings, ShowTime, Vault y Desk.
Desde el punto de vista de la crisis del Coronavirus, Solvis cuenta con una cultura de trabajo remoto, hacer este cambio ha sido fácil para nosotros y hemos logrado mitigar esta transición en los diferentes países. Inclusive Jesús Hoyos menciona este cambio en sus dos podcasts.
Los tips para optimizar el trabajo remoto
Hay una gran cantidad de contenido en Español e Inglés sobre trabajo remoto. Hay más de 6 millones de tips en español y más de 1 trillón de tips en inglés. ¡Wow! Son muchos tips, y aquí les tenemos más tips por parte de algunos de nuestros consultores, sobre como ellos hacen su trabajo remoto más efectivo y más colaborativo. Estas recomendaciones son a base de los años de experiencia del equipo Solvis, desarrollando proyectos on-line.
- Alimentos: Existen en varios países muchas tiendas como Walmart, Superama y Comercial Mexicana, entre otras, que tienen servicio a domicilio. Esto nos permite ahorrar tiempo en traslados y búsqueda de los productos en el sitio, impactando en la mejora de nuestra productividad. -Emilio Vazquez-
- Actividad Física: Algunos entrenadores publican sus rutinas vía on-line, en mi caso particular, trato de realizar ejercicios con imágenes provistas por ellos. Esto me ayuda a mantener mi condición física y mi salud. -Emilio Vazquez-
- Rutina y Horarios: De lunes a viernes, se debe establecer una rutina con horarios definidos, que incluyan espacios para realizar ejercicio, comer adecuadamente, dormir las horas de sueño necesarias para descansar y hacer pausas activas que nos permitan levantarnos de nuestro escritorio y estirar. Esto ayuda a ser más productivos y concentrarnos durante las horas de trabajo y las reuniones. -Adriana Olarte-
- Calendario: Revisar el calendario antes de empezar el día, nos ayuda a planear y organizarnos respecto a to-dos, temas personales y reuniones que puedan surgir. Así como es buena idea tener un "placeholder" que se respete en lo posible para la hora del almuerzo. Confirmar o Rechazar las invitaciones enviadas para reuniones, ayuda a organizar nuestro día, así como el de nuestros compañeros y clientes. -Adriana Olarte-
- Despejar la mente: Una caminata alrededor de la cuadra o preparar la comida, ayuda a distraerse y salir de la rutina. -Alfonso Silva-
- Descansos programados: Asegurarse de tener lapsos de descanso durante el día, pueden ser 55 minutos de trabajo por 5 minutos de descanso. Se puede ir al baño, subir o bajar un piso, caminar en el estacionamiento o patio, etc. -Alfonso Silva-
- Lugar de Trabajo: Tener en la casa un lugar de trabajo cómodo, asignado, con buena luz natural si es posible y ventilado. Evita tener que levantar o mover objetos todos los días o dejar cables estorbando. -Alfonso Silva-
- Diadema: Tratar de usar una buena diadema que permita el uso prolongado sin molestias. Asegurarse de escuchar adecuadamente y no tener eco en el micrófono. Usar la misma diadema con tu teléfono, así se pueden tener llamadas telefónicas con las manos disponibles para trabajar al mismo tiempo. -Alfonso Silva-
- Empatía: Debemos entender que los recursos muchas veces, no están asignados a un sólo proyecto, por eso hay que ser empáticos y comprender, que sí buscamos a alguien y no nos responde “de inmediato” es porque está con otra asignación de mayor prioridad. Los consultores generalmente en el próximo break que tengamos (para evitar multitask) nos pondremos en contacto, con quien nos solicitó apoyo. -Patricia Villalobos-
- Música: A mí en lo particular, me ayuda trabajar con música, en lugar de estar viendo televisión o escuchando las noticias, porque siento que me pueden distraer de mis asignaciones o en las reuniones. Además, la música nos mantiene con buen ánimo. -Patricia Villalobos-
- Programar actividades: Al hacer home office, mi familia también está en casa, por lo que debemos organizarnos con los integrantes de la misma y definir tiempos para cada actividad de tal forma que todos tengamos espacios para trabajar y realizar actividades familiares. -Elena Macías-
- Usar Lentes: Cuando usamos la computadora durante todo el día, necesitamos proteger nuestros ojos y darles un descanso, en lo personal no uso lentes con aumento, pero uso lentes protectores, antirreflejantes y me han ayudado a no tener la vista cansada y evitar dolores de cabeza. -Raúl Cuevas-
- Hidratación: Siempre hay que mantenerse hidratados, ya sea con una botella de agua o un termo con líquido para ayudar a mejorar nuestro rendimiento. -Raúl Cuevas-
- Alimentación: Comer a las horas adecuadas, respetando el espacio para hacerlo siempre, nos protegerá de enfermarnos por descompensación alimentaria, por saltarnos comidas estando en casa. -Luz Dary Ferreira-
- Comprensión de situaciones ajenas al trabajo y Familia: Entender que las personas deben tener un balance entre comidas, tareas, carga de información a las plataformas, atención a los hijos, la limitante de compartir internet entre varios miembros de la familia, con actividades como reuniones de trabajo o estudio. Y poder brindar espacios para atender la casa, situaciones personales y temas cotidianos, que van mucho más allá del trabajo remoto. -Luz Dary Ferreira-
Más tips para el manejo del trabajo remoto
Estos tips son sobre temas generales para optimizar la productividad del día a día a base de nuestros "guidelines" y guías que usamos en Solvis.
- Tener una metodología clara de troubleshoot de problemas con herramientas en la nube desde validar el tipo de navegador hasta el acceso a la Internet.
- Entender bien la funcionalidad de como compartir documentos en la nube - Google Docs y Office 365 tienen sus diferencias.
- Evitar usar emails personales y WhatsApp como canales de comunicación. Estos canales son las excepciones.
- Entender bien el uso de las herramientas de chat como Slack y Teams. No son herramientas de mensajes, son herramientas de comunicación y colaboración. Hay que super entender como funcionan en búsqueda de archivos y conversaciones.
- Tener una metodología de reuniones que sea aplicada por todos.
- Tener capacitación constante en el uso de las herramientas de colaboración.
- Tener una política de trabajo remoto, con acuerdos de anti-corrupción, de confidencialidad, del uso de información y del uso de las redes sociales.
- Usar el teléfono o el "Call Now" de las herramientas para aclarar dudas. No todo es vía email o mensajes.
- Tener una metodología estándar de comunicaciones internas y externas.
- No es fácil, pero hay que evitar el multi-task en las reuniones.
- Capacitar a los sub-contratistas y clientes en el uso de las herramientas de colaboración.
- Tener a un administrador del trabajo remoto para maximizar el uso de las herramientas entre todos. No solo es tener un administrador de cada herramienta.
- Entender que nos es sobre el trabajo remoto, pero es sobre el trabajo colaborativo tanto en sitio como remoto.
- Ofrecer flexibilidad en el trabajo en casa pero con sentido común de las reglas. Hay que tener lucha paciencia y entendimiento con las distracciones: mascotas, tiempo de cocinar, diligencias, familia, bebés, ruidos, etc.
- Planear los días, semanas y meses con agendas claras, manteniendo el calendario actualizado.
- Busca las tareas que se deben eliminar, ya que son repetitivas.
- Delegar trabajo.
- Invertir tiempo en aprender las herramientas y metodologías de trabajo.
- Evitar el email. Tratar de usar las herramientas de colaboración y comunicación. Levantar el teléfono y llamar. O usar las opciones de VoIP para hablar con el equipo de trabajo.
- Foco en resultados y entregables, no en tiempo. Esto ayuda realmente optimizar los tiempos.
Resumen
El trabajo remoto no es el uso de Zoom o GotoMeeting o el uso de Teams o Slack, es la mentalidad y cultura de usar un grupo de herramientas colaborativas para ser efectivos en los proyectos, en las operaciones y en el manejo de campañas. No es fácil y requiere dedicación, confianza y disciplina. Esperamos que los podcasts de Jesús Hoyos y estos tips sean de ayuda. Implementar Ecosistemas de Customer Engagement requiere un trabajo colaborativo.