Zoho One en Educación: un ecosistema completo para manejar la relación con estudiante

07.10.26 06:33 PM - Por Jesus Hoyos

De herramientas sueltas a estudiantes matriculados: 
​Zoho One para Universidades

Por qué Zoho One para una universidad en crecimiento

Muchas universidades pagan por cinco o seis herramientas sueltas y aun así no pueden decir cuántos estudiantes se matricularon gracias a cada campaña. Una para formularios, otra para WhatsApp, otra para citas, otra para correo masivo y una hoja de cálculo para amarrarlo todo.


En Solvis Consulting hemos trabajado con más de 20 universidades en América Latina y otros países, con Salesforce, HubSpot, Marketo y Zoho One. Cuando vemos unauniversidadpequeña o en crecimiento, de unos 3,000 a 15,000 estudiantes, vemos que Zoho One suele ser una de las opciones que más sentido hace.


Si no conoces a Zoho: es una empresa de la India con un ecosistema de más de 40 aplicaciones (creo que ya son más de 50) que trabajan en conjunto, y compite con suites como las de Google, Microsoft y Odoo. Un disclaimer: en Solvis también somos usuarios de Zoho, así que hablamos desde la experiencia propia.


La razón es simple: es como comprar un auto que ya trae todas las opciones incluidas. No tienes que pagar extra por cada pieza para poder manejarlo. Lo vas usando poco a poco, a medida que la institución madura.


En este artículo (y base del video abajo) te explicamos cómo Zoho One cubre todo el ciclo del estudiante: desde el anuncio hasta la matrícula, el onboarding y la vida estudiantil.


Flexibilidad en el licenciamiento

Zoho One es una suite de más de 40 aplicaciones bajo una solo moldeo de licencia. Para una universidad con presupuesto ajustado, eso cambia la conversación: ya no se trata de qué herramienta comprar, sino de cuál activar primero.

  • Pago mensual por usuario o por empleado: el pago por empleado sale más caro por persona, pero más barato si tienes muchos empleados.

  • Contrato anual con descuento: le pagas directo a Zoho por su plataforma, con un descuento por pago anual.

  • Subir y bajar usuarios cada mes: si en temporada alta necesitas 5, 15 o 40 personas más en el call center, las pagas ese mes y las apagas el siguiente.

  • Usuarios flexibles y de aprobación: precios especiales para personas que solo entran a tareas puntuales, como aprobar una solicitud.


  • Tenemos universidades con 10 usuarios que pagan anual, y otras con 35, 50 o 100 usuarios que pagan mensual según sus picos. En Solvis pasamos del pago anual al mensual, y agregamos o quitamos usuarios cuando lo necesitamos.


    Nuestra recomendación: empieza con un trial. Cuando sientas que tienes control de la aplicación y un presupuesto más claro, pasa al pago mensual o anual.


    Un camino de crecimiento claro

    No tienes que empezar con todo lo que ofrece Zoho One. Muchas instituciones siguen este camino:


  • Zoho CRM: el punto de partida para gestionar prospectos y oportunidades.

  • Zoho CRM Plus: suma marketing, servicio y analítica.

  • Zoho One: toda la suite, incluidos formularios, citas, finanzas y más.


  • Zoho CRM y CRM Plus siguen teniendo funcionalidades básicas. Las funciones, el código, las APIs y los tokens están más limitados que en Zoho One. Por eso siempre hacemos los números con el cliente: si Zoho One funciona, vamos con Zoho One; si no, empezamos con CRM Plus o CRM.


    Nos gusta recomendar Zoho One porque rompe muchos de esos límites y "techos". Además, incluye cosas que otros CRM cobran aparte, como las encuestas o las secuencias (las tareas que hay que hacer en cada etapa del pipeline) y las formas como Zoho Forms ya estan incluidas.


    Es como tener una caja de herramientas en el garaje de tu casa. Hoy usas cuatro herramientas; mañana necesitas una quinta, y ya está ahí. No tienes que ir a la ferretería a comprar la otra herramienta. Eso sí: todo tiene límites según tu volumen, así que calcula bien el uso de las APIs desde el inicio.


    Nota: El número de aplicaciones, los tipos de usuario, la duración del trial, los descuentos, los precios y los límites de cada edición cambian con frecuencia. Verifica las condiciones actuales en antes de decidir. En Solvis te podemos ayudar con esto.

    Una sola instancia para varias unidades

    Con los layouts (Zoho los llama diseños) puedes tener pantallas distintas para pregrado, posgrado, cursos cortos y convenios dentro de una misma instancia. Eso funciona si todo está bajo el mismo dominio. Si tus marcas tienen dominios y branding distintos, probablemente necesites instancias separadas.


    Zoho también tiene una aplicación de comunidades, que puedes usar para papás o para estudiantes recién matriculados. Y está desarrollando un vertical para educación, que hoy tiene más presencia en la India.

    Zoho One: un vistazo del ecosistema

    Zoho One no es solo un CRM: es una suite donde cada etapa del ciclo del estudiante ya tiene su aplicación. Y todas comparten el mismo registro del estudiante en Zoho CRM.

    Esta imagen representa gran parte del ecosistema de usamos con Zoho One para adquirir estudiantes y manejar la vida estudiante como framework base para así está listo eventualmente para la inteligencia artificial. Esto asegura tener buenos datos, históricos, gente alineada con un gobierno, procesos integrados y manejo de métricas - lo que necesitas como base para la inteligencia artificial. 


      1. Atracción: Zoho Social, Zoho Campaigns, Zoho Marketing Automation y conexiones con anuncios de Meta, Google, LinkedIn y TikTok.
      2. Captura: web forms, landing pages, round robin y scoring.
      3. Aplicación: Zoho Forms y Zoho WorkDrive para la solicitud y los documentos.
      4. Citas y entrevistas: Zoho Bookings y Zoho Meeting, que también hace webinars y puede reemplazar a Zoom.
      5. Matrícula: Blueprint, CommandCenter y la integración con el sistema estudiantil vía Zoho Flow o API.
      6. Retención: Zoho Desk, Zoho Survey, facturación y cobros.
      7. En el centro: Zoho CRM, con un solo registro del estudiante, su familia y sus oportunidades.
      8. Alrededor de todo: omnicanalidad (WhatsApp, chat, correo y teléfono) y Zoho Analytics para medir del anuncio a la matrícula.

    Además, Zoho One incluye una aplicación de adopción con guías, videos y listas de tareas dentro de la herramienta, como microlearning para los usuarios. Y con Canvas (funcionalidad para el diseño de pantallas) puedes rediseñar las pantallas del CRM para que sean mucho más amigables que el clásico menú con listas relacionadas por todos lados.


    La ventaja principal es la integración nativa entre módulos. Marketing, admisiones y servicio ven la misma información, sin silos ni archivos sueltos. Esto importa mucho en educación, donde un estudiante puede aplicar a varios programas y sus papás pueden estar haciendo el mismo proceso en paralelo.

    Del formulario a la matrícula, sin Excel o Google Sheets

    Con Zoho One, el prospecto llena un formulario y en segundos ya tiene contacto, consejero asignado, email de confirmacion enviado y oportunidad abierta en la etapa de prospección, consejero listo para responder por los canales adecuados.


    Captura y asignación automática

    Pones un web form embebido en tu página o en una landing page. Ese formulario ya viene conectado con:


  • Round robin: reparte los leads entre consejeros de forma equitativa. Viene nativo en Zoho CRM, CRM Plus y Zoho One.
  • Autoresponder: envía un correo de inmediato, y en Zoho ves si lo abrió, si rebotó o si no lo ha visto.
  • Scoring: prioriza a quien muestra más interés.
  • Flujos: crean el contacto y la oportunidad, y arrancan el proceso de matrícula.

  • Recomendamos poner un botón de WhatsApp en la thank you page, con o sin chatbot. Así, cuando el prospecto escribe, ya tienes sus datos, la campaña (y UTMs) que lo trajo y su comportamiento con tus correos. Una queja común de universidades que usan un CRM solo de WhatsApp es que los datos llegan incompletos o malos, y combinar el formulario con el WhatsApp resuelve eso.


    La solicitud académica con Zoho Forms

    Para la aplicación estudiantil usamos Zoho Forms, que ya viene incluido. Con él, estudiantes y familias pueden:


  • Llenar la solicitud en línea y subir sus documentos.
  • Guardar la aplicación y retomarla después (save & resume).
  • Hacer pagos dentro del mismo formulario.
  • Ver datos que ya existen en el CRM, prellenados.

  • El enlace a la solicitud puede ir en el mismo autoresponder. Ahí el estudiante escoge su programa, sube su foto y sus documentos, y guarda para regresar después.


    No es un solo formulario. Puedes tener varios, según el proceso:


  • Uno para agendar la cita o la entrevista.
  • Uno por programa, si un programa pide documentos distintos.
  • Uno que requiere la firma del papá o la mamá.
  • Uno para el pago.
  • Uno para equivalencias, si el estudiante viene transferido de otra universidad.

  • Al enviarse, la solicitud se asocia a la oportunidad correcta en Zoho CRM. Los documentos se guardan en Zoho WorkDrive y el CRM guarda el enlace: haces clic, revisas si el documento es válido y lo pasas por un proceso de aprobación. Todo queda en la vista 360 del estudiante.


    Tenemos clientes con procesos de aplicación muy sofisticados que los manejan completos en Zoho Creator (aplicación de low code / no code). Pero eso es la excepción, no la regla.


    Visibilidad en tiempo real

    Cada oportunidad cambia de etapa según tus reglas de negocio: en revisión, aceptado, rechazado. Así sabes cuántas aplicaciones están completas, cuántas van a medias y a quién hay que llamar para que terminen.


    En cada etapa del pipeline puedes definir una secuencia. Por ejemplo, de prospecto a calificado: tres WhatsApp, un correo, un SMS y tres llamadas. Si no hay respuesta, la oportunidad se marca como perdida y el prospecto pasa a un journey de reciclaje.


    En el timeline ves todo lo que pasó con cada prospecto. Eso te permite diagnosticar rápido si el problema es la campaña, el programa, el consejero o el ciclo.

    Marketing y campañas: atraer y medir desde el primer clic

    El valor no está en lanzar campañas, sino en saber cuáles terminan en estudiantes matriculados. Zoho One conecta los anuncios con el CRM para cerrar esa brecha.


    Inbound, outbound y redes sociales

    Tienes varias opciones:

    • Scoring, segmentos y listas para hablarle a cada público con el mensaje correcto.
    • Zoho Social para publicar en redes y ver los leads orgánicos que llegan de ahí.
    • Formularios de lead ads de LinkedIn y Facebook, conectados para que los leads de tus anuncios entren directo al CRM, con los datos del anuncio que los trajo.


    Gobierno de campañas desde el día uno

    Zoho CRM trae un módulo de campañas que, para nosotros, es la joya de la corona. Ahí defines la jerarquía (por ejemplo, unidad académica, programa y ciclo), la nomenclatura, los UTM y el proceso de aprobación. Y puedes ver cuántos prospectos está trayendo cada campaña, sea pagada, de redes sociales, de correo o de marketing automation.


    Ojo: no lo confundas con Zoho Campaigns, que es la herramienta de envíos masivos.


    Zoho también lee los UTM de forma nativa y tiene conexiones con los formularios de anuncios de Meta, Google, LinkedIn y TikTok, para que el prospecto llegue directo al CRM sin Zapier ni integraciones a la medida. La integración con Google Ads también es muy buena.


    Campañas masivas y marketing automation

    Cuando quieras escalar:


    • Zoho Campaigns: correo masivo y campañas por SMS y WhatsApp, segmentadas con datos del CRM. El SMS depende del país y WhatsApp depende de tu presupuesto.
    • Zoho Marketing Automation: para journeys más complejos, con varios canales y reglas de comportamiento.


    El camino de madurez suele ser: web forms con una buena arquitectura de campañas, luego correo, SMS y WhatsApp, y después marketing automation. Si tu equipo ya es maduro, puedes ir directo a Zoho Marketing Automation.


    Nota: La disponibilidad y el costo de SMS y WhatsApp varían por país y proveedor. Valida las opciones actuales antes de presupuestar.


    Journeys: ningún prospecto se pierde, se recicla

    El prospecto que no se matriculó este ciclo puede ser tu estudiante del próximo. Con las señales del ecosistema, Zoho One te permite activar procesos automáticos para cada situación.


    Zoho CRM tiene tres niveles de automatización:


    • Flujos: reglas básicas. Si pasa esto, la siguiente acción es aquella.
    • Blueprint: combina flujos en un proceso guiado paso a paso. Es muy lineal, pero funciona y evita que alguien se salte una etapa.
    • Command Center: journeys basados en nodos, de izquierda a derecha, que reaccionan a lo que hace cada prospecto o estudiante.


    Usa los flujos para el nurturing básico, y CommandCenter para journeys más ricos: retención, upselling y cross-selling de programas.

    Algunos journeys que recomendamos:


    • Sin contactabilidad: prospectos a los que no logramos contactar. Se activa una secuencia por otro canal.
    • Próximo ciclo: quienes decidieron no matricularse ahora. Se mueven a la campaña del siguiente periodo.
    • Oportunidades perdidas: registros que quieres reactivar con una oferta o un programa distinto.


    Nada de esto es un módulo extra. Ya viene en el auto.


    Omnicanalidad, citas y contactabilidad

    El prospecto decide el canal, no la universidad. Y cada interacción tiene que quedar registrada en el CRM para poder medirla.


    Todos los canales en un solo historial

    Zoho One tiene integraciones nativas con WhatsApp y su propio chat, que puedes llevar a WhatsApp o Facebook Messenger. Envías y recibes correos dentro del CRM. Y con su telefonía tienes screen pop, power dialer y marcador predictivo. Lo más importante: todo está en la misma suite.


    En México usamos Zoho Phone y funciona muy bien. Si ya tienes otro proveedor de telefonía, Zoho PhoneBridge lo conecta con el CRM, y muchos proveedores ya están en el marketplace de Zoho. Zoho también lanzó recientemente su propia solución de contact center.


    Nota: Cada país tiene sus reglas para SMS, llamadas y troncales telefónicas. Verifica la disponibilidad de cada servicio en tu país.


    Todo queda como actividad en Zoho CRM, lista para disparar flujos y automatizaciones.


    Citas con consejeros y asesores

    Tienes estas opciones:

    • Zoho Bookings: el prospecto o la familia escoge el horario. Con round robin, la cita le cae al consejero o asesor que esté disponible.
    • Zoho Meeting: para entrevistas virtuales. También puedes usar Zoom, o hacer la cita en persona.
    • Journeys alrededor de la cita: correos de confirmación, recordatorios y acciones de seguimiento.


    Un detalle importante: a veces el lead lo trabaja un consejero, pero la cita para aplicar o cerrar la matrícula la toma un asesor. Bookings resuelve ese pase.


    Seguimiento de la contactabilidad

    Con pipelines y secuencias, cada consejero sabe a quién contactar, por qué canal y cuántos intentos lleva. Así nadie se queda sin seguimiento.


    El modelo de datos: la columna vertebral

    Zoho CRM ya trae una columna vertebral de módulos para manejar B2B y B2C. Tu trabajo es diseñar tu modelo y "tropicalizarlo" dentro de Zoho, no inventar uno nuevo desde cero.


    Tu modelo de datos tiene que considerar como base estos elementos:


  • Prospecto (lead): la persona antes de calificarla.
  • Contacto: el estudiante, la familia y quien paga.
  • Cuenta: el colegio de procedencia, la escuela proveedora o la empresa del adulto trabajador.
  • Trato (oportunidad): el programa académico en un ciclo específico.
  • Catálogo de programas: con campus, ciclo, modalidad, precios y becas.
  • Aplicación: la solicitud, mapeada con Zoho Forms.
  • Campaña y actividades: para saber qué trajo al prospecto y qué ha pasado con él.

  • Errores que vemos al optimizar instancias de Zoho

    Al no conocer bien el contexto del negocio y la tecnología caemos en errores que luego se vuelven en deudas de datos y técnicas. Y estos errores son los que en Solvis resolvemos y procuramos via un gobierno de CRM no vuelvan a pasar. 

    Algunos de esto errores son:

  • Un módulo personalizado de "interacciones" para manejar personas que no sabemos quiénes son. Para eso ya existe el módulo de prospectos.
  • Otro módulo para manejar un tipo distinto de oportunidad, en vez de usar el módulo de tratos con buen diseño.
  • Uso de campos que ya están en Zoho CRM.
  • Funciones cuando se pueden usar workflows.
  • No usar el Trato/Oportunidades y todo esta a nivel del contacto.
  • No hay campañas definidas ni UTMs y solo usan el campo de "Source".

  • Un disclaimer importante: el modelo no solo se valida en Zoho CRM. Hay que replicarlo en las otras aplicaciones de Zoho One, porque todas se conectan entre sí. Es un rompecabezas que vas armando poco a poco.


    Un solo catálogo para todo

    El catálogo de programas viene del sistema estudiantil y tiene que viajar al CRM. Y debe ser el mismo catálogo en la aplicación estudiantil, en los formularios y en las landing pages. Si cada area tiene su lista, la matrícula termina en Excel.  El catálogo de programas académicos con sus becas, descuentos y precios tienen que ser parte del modelo de datos.

    Medición: del anuncio al estudiante aceptado

    La pregunta no es cuántos leads tuvimos, sino cuánto nos cuesta un estudiante real. Para responderla, los datos de los anuncios tienen que llegar hasta la matrícula. Hay que medir la conversion de leads, el progreso de lead a empezar la aplicación del programa académico y luego los matriculados.


    Dos niveles de análisis

    En Zoho tienes dos niveles para medir la métricas del proceso de admisión:

    • Dentro de Zoho CRM: vistas segmentadas por objeto, reportes, gráficos y dashboards para el día a día.
    • Zoho Analytics: para cruzar datos de varias fuentes y ver el ciclo completo. Zoho One y Zoho CRM Plus ya vienen con Zoho Analytics. Zoho Analytics compite con Power BI.

    Los datos de publicidad, conectados con el CRM

    En Solvis hemos creado dashboards en Zoho Analytics que integran:

    • El Google Click ID (GCLID), los UTM y el pixel de Meta.
    • Los eventos de Google Tag Manager, capturados en Zoho CRM y enviados también a Google Analytics.
    • Las integraciones con Google Ads y Meta Ads, que muestran qué tipo de anuncio funcionó (carruseles, audiencias similares y más).

    El resultado son reportes casi en tiempo real que conectan cada anuncio con la conversión y con los estudiantes aceptados. Así puedes mover presupuesto hacia lo que sí trae matrículas. Los dashboards de Zoho Analytics se pueden compartir con la agencia, los ejecutivos y el rector, para que todos vean lo mismo en tiempo real. Trabajamos de la mano con las agencias de las universidades, con un dry run y gobierno, para asegurar que los datos lleguen bien antes de medir.


    Más señales, mejores audiencias

    Todo tipo de interacciones las tienes dentro del CRM y/o con Zoho Analytics. Por ejemplo:

    • Dentro del contacto y del trato puedes ver los criterios del anuncio de Meta o de Google Ads que trajo al prospecto.
    • Con un snippet en tu sitio web, ves las páginas que visitó cada persona.
    • Cuando la persona se matricula, le regresas esa conversión a las plataformas de anuncios. Así el algoritmo aprende quién sí se matricula, y ajustas audiencias y presupuesto según los resultados.
    • Mides el costo por estudiante sentado: el costo de cada estudiante que llegó a su primer día de clase o entró por primera vez a la plataforma de e-learning.

    Después de la matrícula: onboarding y vida estudiantil

    La relación no termina cuando el estudiante se inscribe: ahí empieza la retención. Para eso, Zoho One tiene que hablar con el sistema estudiantil y/o el LMS.


    Integración con el sistema estudiantil


    Tienes tres caminos:


  • La API de Zoho.
  • Zoho Flow, para conectar aplicaciones sin programar tanto.
  • Una plataforma de integración de terceros, según tu arquitectura.

  • Zoho también tiene herramientas de desarrollo como Zoho Creator y Zoho Catalyst. No las necesitas para el proceso de admisión dentro del CRM, pero sí las puedes usar para integración con procesos mas complejos.


    Onboarding

    Matricularse no es lo mismo que empezar a tomar la clase. Entre la matrícula y el primer día de clase pueden pasar días o meses, y en ese tiempo el estudiante se puede ir a otra universidad.


    Por eso manejamos el onboarding dentro de Zoho hasta que el estudiante tiene su usuario y contraseña del portal estudiantil. Para nosotros el onboarding sigue siendo parte de marketing, con emails, WhatsApp y otros canales.


    Con Blueprint y Command Center en Zoho CRM puedes:


  • Confirmar que recibió su correo institucional y entró al portal.
  • Recordarle los documentos que le faltan para cerrar la matrícula.
  • Invitarlo a un webinar, a conocer al rector o a un café con otros estudiantes.
  • Invitarlo al día de orientación con su papá y su mamá.

  • Vida estudiantil

    Puedes dar apoyo durante la vida estudiantil con varias de los apps de Zoho One y con integraciones con el SIS, LMS y el sistema financiero.

    • Zoho Desk: el help desk de la vida estudiantil. Casos como "el portal no funciona", una queja de un curso o un profesor, un libro perdido o el estacionamiento lleno. Con base de conocimiento y varios canales (portal, correo, WhatsApp y redes sociales).​
    • Zoho Survey: encuestas de NPS y CSAT en cada etapa, con los resultados disponibles en el CRM.
    • ​Facturación y cobros: facturas, recordatorios de pago e incluso cobros por adelantado antes de la matrícula. En países como México, también maneja la factura electrónicaó
    • Señales del LMS y del sistema administrativo: con Zoho Flow puedes traer datos al CRM para atender a tiempo a quien lo necesite.
    • Zoho CRM: workflows, Blueprint, Command Center y/o Zoho Marketing Automation para journeys y procesos de retenció.


    Lo que hay que considerar antes de decidir por Zoho One

    Zoho One no es la respuesta para todas las universidades. Como cualquier plataforma, tiene ventajas y límites que conviene conocer desde el inicio. Algunas de estas ventajas y consideraciones son:


    Ventajas

  • Muchas aplicaciones incluidas en una sola licencia, sin compras sorpresa.
  • Un camino de crecimiento por etapas, alineado con la madurez de la institución.
  • Integración nativa entre módulos: los datos viven en un mismo lugar.
  • Puede reemplazar dos o tres herramientas que hoy pagas por separado.

  • Consideraciones

  • Límites por edición: hay topes de usuarios y de llamadas a las APIs que hay que revisar con tu volumen real.
  • Verticalización en educación: Zoho ya empezó a crear funcionalidades específicas para educación, como manejo de clases. Hasta hoy, no están 100% disponibles para Latinoamérica. Zoho también ha hablado de una nueva plataforma unificada sobre una sola base de datos, pero todavía hay que ver qué significa en la práctica.
  • Costo-beneficio: hay que validarlo caso por caso. A veces conviene Zoho One completo; otras, empezar con Zoho CRM o CRM Plus.
  • Gobierno: tener tantas herramientas a la mano no sirve si no hay reglas claras de datos, campañas y procesos. Como mínimo, necesitas tres personas: un administrador, un líder de CRM y un sponsor, con el apoyo de Zoho y de un partner. Hemos ayudado a universidades a reclutar esos roles.

  • ¿Para quién hace más sentido?

    Que tipo universidad debe considerar Zoho One?

  • Universidades pequeñas o en crecimiento, de unos 5,000 a 15,000 estudiantes, con presupuesto ajustado. Si creces muy rápido o manejas un volumen muy alto, quizás necesites otro CRM.
  • Instituciones que vienen de otro CRM o de un CRM enfocado solo en WhatsApp que ya se les quedó corto.
  • Grupos que hoy pagan por varias herramientas sueltas y quieren consolidar.

  • Nota: La disponibilidad de funcionalidades verticales y de nuevas plataformas puede haber cambiado. Confirma el estado actual con Zoho o con Solvis.


    Un caso real: "esto no es soporte, porque está funcionando"

    Implementamos Zoho One en una universidad en Honduras. Al terminar la implementación, nos compraron soporte. Tiempo después, el sponsor nos dijo algo que nos encantó: "Solvis, esto no es soporte, porque todo está funcionando, lo que tenemos en realidad son mejoras y más funcionalidad en vez de tener soporte. Esto implica que el cliente SI es realmente dueño de su ecosistema de CRM.


    Los temas de adopción se fueron ajustando en el camino. Pero lo que realmente hemos hecho juntos es agregar funcionalidad. Y hoy estamos trabajando con ellos en un proceso de inteligencia artificial con Zoho Zia, el asistente de IA de Zoho. 


    ¿Por qué ahora la IA? Porque ya tienen un CRM saludable, y eso es lo que permite dar el paso a la IA.


    Nuestro consejo: haz el análisis, entiende qué necesitas y haz una prueba de concepto con Zoho One (versión trial) antes de decidir.

    Por dónde empezar: un roadmap por fases

    No tienes que activar 40 aplicaciones el primer día. Lo mejor de Zoho One es que puedes crecer al ritmo de tu institución.


  • Fase 1 · Lo básico (quick wins): web forms con round robin y scoring, campañas con UTM y un pipeline de admisión.
  • Fase 2 · Aplicación y citas: Zoho Forms y WorkDrive para solicitudes y documentos, Bookings y Meeting para citas, y WhatsApp y telefonía.
  • Fase 3 · Automatizar: Blueprint y Command Center, journeys de reciclaje y Zoho Analytics conectado a los anuncios.
  • Fase 4 · Vida estudiantil: integración con el sistema estudiantil, Zoho Desk y Survey, facturación y cobros, y señales del LMS.

  • En todas las fases: gobierno de datos, campañas y procesos. Este camino puede tomar 3 meses, 6 meses o un año, según tu presupuesto y tus recursos. La ventaja de empezar con Zoho One es que, si el mercado te pide citas o automatización antes de lo planeado, ya lo tienes disponible.


    Quick wins para las primeras semanas:


  • Poner un web form con round robin y scoring en la página de admisiones.
  • Definir la jerarquía de campañas y la disciplina de UTM.
  • Configurar el pipeline de admisión con etapas claras.
  • Revisar qué herramientas sueltas puede reemplazar Zoho One.
  • ¿Cómo te podemos ayudar con Zoho One?

    Zoho One es una solución muy completa, pero el valor está en cómo la conectas con tu proceso. En Solvis tenemos una metodología para construir, operar y transferir este ecosistema.


    Te podemos ayudar si:


  • Estás en Zoho CRM y quieres dar el salto a CRM Plus o a Zoho One.
  • Vienes de otro CRM, o de uno enfocado solo en WhatsApp que ya se te quedó corto.
  • Quieres validar si Zoho One puede reemplazar varias herramientas que hoy pagas por separado.
  • Necesitas integrar Zoho con tu sistema estudiantil y medir el funnel completo.

  • ¿Dónde está hoy tu institución en este camino?

    ¿Tienes un colegio de K-12 en México?

    También tenemos una solución basada en Zoho CRM Plus, diseñada para escuelas de Kindergarten a 12, y ya la usan varias escuelas en México. Viene lista para empezar a reclutar estudiantes: anuncios conectados, CRM Plus, WhatsApp, llamadas telefónicas, procesos y help desk. Se llama Squid Connect.

    Video - Del anuncio al estudiante sentado: optimiza tu universidad con Zoho One

    Jesus Hoyos

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