Optimizando el ciclo de vida del estudiante: cómo Zoho One puede ayudar a las universidades a mejorar el proceso de marketing y admisiones.

En este caso, en específico, en Solvis, hemos manejado diversas tecnologías en más de 20 universidades en América Latina y en el resto del mundo, lo que nos ha permitido entender que la solución Zoho One es óptima para grupos o consorcios de universidades, universidades independientes, incluso para escuelas primarias.  

Por eso, en este blog, vamos a hablar cómo una herramienta como Zoho One, puede ser una opción para mejorar la experiencia del estudiante y sus padres durante el proceso de marketing, ventas y admisiones, optimizando la relación con el comprador, reduciendo costos y aumentando las tasas de admisiones. 

Zoho One es una plataforma que ofrece una amplia variedad de herramientas y aplicaciones para ayudar a las instituciones educativas, a administrar sus procesos de marketing, ventas, admisiones y/o vida estudiantil. 

Una de las principales ventajas de Zoho One es su integración nativa entre los múltiples módulos que conforman la suite, lo que permite una gestión unificada de los procesos de marketing, ventas y admisiones. Con Zoho One, se puede tener acceso a herramientas de marketing digital como Zoho Campaigns, Zoho Marketing Hub y Zoho Social, lo que le permitirá crear campañas de publicidad pagadas y orgánicas para promocionar los programas académicos a base de “buyer personas”. 

Adicionalmente, una de las bondades de la plataforma es que permite administrar todos los procesos necesarios para las admisiones en la universidad. Con aplicaciones como Zoho Forms, se puede crear formularios inteligentes, para la solicitud de admisión en línea, lo que permitirá a los estudiantes potenciales llenar y enviar sus aplicaciones con la información necesaria para su admisión, de manera fácil y conveniente. Todo esto integrado con el proceso de ventas, incluyendo el manejo de la relación con los padres. 

La plataforma como ya se ha venido mencionando es muy versátil, en este caso en específico Zoho One apoya en el seguimiento de la aplicación estudiantil, ya que es posible en tiempo real conocer el estatus y avance de la misma, cuantas aplicaciones han sido completadas, cuantas se encuentran en proceso y así definir actividades de contacto para lograr su finalización.  

Los formularios de solicitud de admisión creados con Zoho Forms, permiten que los padres y estudiantes pueden completar el formulario en línea, hacer pagos, subir documentos, imprimir la aplicación en PDF, guardar la aplicación y luego retomarla, lo que hace que el proceso de solicitud sea más rápido y efectivo. Una vez que se envía el formulario, se asocia a una oportunidad en Zoho CRM, vía las reglas de negocio usando flujos de trabajos entre otras opciones de automatización.

A medida que avanza el proceso de admisión, la oportunidad es actualizada constantemente de acuerdo a la etapa en la que se encuentra el estudiante. Las etapas del proceso de admisión en la oportunidad van cambiando según las reglas de negocio establecidas. Esto permite ver fácilmente en qué etapa se encuentra cada estudiante ("en revisión", "aceptado" o "rechazado" etc.) y definir las acciones de contactabilidad, que pueden ser automáticas y moverlo así a través de funnel.

Ahora bien, como lo mencionamos anteriormente, Zoho One cuenta con múltiples herramientas, además de Zoho Forms, podemos incluir en estos procesos Zoho Campaigns. Zoho Campaigns apoya el proceso por medio de campañas de envío de correos electrónicos y mensajes de seguimiento a los padres y estudiantes en cada etapa del proceso de admisión, en la etapa de onboarding, incluso para temas de retención. Esto permite segmentar la base de datos para lanzar campañas de email marketing, con contenido apropiado según la audiencia, manteniendo la relación con los prospectos, estudiantes y padres. 

Zoho Campaigns permite crear y enviar campañas de correo electrónico dirigidas a una audiencia específica, utilizando los datos existentes en CRM, para crear listas de correo segmentadas y personalizadas. De esta manera, puede enviar contenido específico y relevante a las personas adecuadas en el momento adecuado. 

Zoho Social, ayuda a crear y programar publicaciones en las redes sociales, incluyendo Facebook, Twitter, LinkedIn e Instagram. Puede crear contenido de calidad para atraer a su audiencia; programar publicaciones para el momento adecuado y utilizar el análisis de Zoho Social para rastrear el comportamiento y métricas de las publicaciones. 

Con Zoho Social, se pueden integrar los formularios de anuncios de Facebook y LinkedIn, capturando así los datos de los prospectos obtenidos a través de las Ads, y con su integración con Zoho CRM, enviarlos automáticamente para que inicien su proceso de admisión.  Adicional a esto Zoho Social permite capturar todos los atributos de los anuncios y llevarlos a CRM; usando flujos estos son insertarlos en la oportunidad, cerrando así la brecha de medición que existe entre los anuncios y la conversión real de los prospectos, midiendo en tiempo real los resultados de cada Ad y que tan precisa y perfilada está la audiencia a la que va dirigida la campaña, para realizar los ajustes necesarios, optimizando el presupuesto ágilmente. Adicionalmente en Zoho CRM existe la opción de integrar Google Ads para obtener el GCID y demás datos de los anuncios, y poder medir la tasa de conversión y el costo de adquisición a través de los anuncios. 

Además, puede utilizar Zoho Social para programar publicaciones que promocionen los programas en los diferentes canales sociales, lo que aumentará la visibilidad de la oferta.

Al tener los datos de los anuncios digitales y orgánicos, aparte de los UTMs y otros atributos de las campañas de publicidad se generan reportes y dashboards de la efectividad de la conversión de estos prospectos a base de los estudiantes aceptados en el programa académico. 

Zoho Bookings, permite crear un calendario en línea y compartirlo con la audiencia. Es posible personalizar el calendario para incluir detalles sobre horarios de atención y disponibilidad u otro detalle importante. De esta manera, los ejecutivos de admisiones pueden programar citas o entrevistas con los padres y estudiantes, donde a ellos se les habilita para seleccionar el mejor tiempo según su disponibilidad de una forma fácil y rápida.

Zoho Meetings es una herramienta de videoconferencia que permite programar reuniones virtuales con los padres y estudiantes. Puede enviar un enlace para unirse a la reunión a través de correo electrónico o directamente desde Zoho Bookings. 

Al utilizar Zoho Bookings y Zoho Meetings juntos, puede programar citas o entrevistas virtualmente. Se pueden crear diferentes grupos de agentes, por programa, por ejemplo, con diferentes tipos de citas (duración, horarios, modalidad etc.) directamente en los calendarios de todos los miembros del equipo, estas citas pueden ser en persona ó reuniones virtuales y llamadas telefónicas.  También puede establecer un tiempo mínimo entre citas para asegurarse de tener tiempo suficiente para prepararse para la próxima reunión, y automatizar correos electrónicos de confirmación de la cita y recordatorios.  Esto es ideal para hacer reuniones virtuales o tener entrevistas con profesores tanto en el Centro de Admisiones o remotamente. 

Una vez que el estudiante ha sido admitido en su universidad, Zoho One puede ser una herramienta muy útil para continuar la relación con el ahora estudiante, en temas académicos y de la vida estudiantil.

La institución educativa puede utilizar Zoho CRM para crear un perfil de cada estudiante en su base de datos. Puede incluir información como su programa académico, su historial académico, información de contacto y cualquier otra información relevante. De esta manera, puede tener toda la información sobre el estudiante en un solo lugar. 

Además, puede utilizar Zoho Books para administrar los pagos y facturas de los estudiantes. Puede crear facturas personalizadas para cada estudiante y llevar un registro de los pagos recibidos. También, utilizar Zoho Books para enviar recordatorios de pago y facturas pendientes, lo que le permite mantener un registro completo de las finanzas del estudiante. 

Adicionalmente, Zoho One cuenta con Zoho Projects, una plataforma para crear proyectos y tareas para cada estudiante. Se pueden asignar tareas específicas a cada uno de ellos y hacer un seguimiento de su progreso. También se puede utilizar Zoho Projects para colaborar con otros miembros del personal académico, lo que le permite trabajar en equipo, definiendo tareas, responsables, tiempos de entrega, estatus de las actividades y así para apoyar al éxito del estudiante y de la universidad.

Y por último, Zoho Desk para manejar los casos y solicitudes de los estudiantes. Puede utilizar esta herramienta para administrar solicitudes de información, quejas o cualquier otro problema que el estudiante pueda tener. También puede utilizar Zoho Desk para dar seguimiento a cada caso y asegurarse de que se resuelva de manera efectiva, es posible habilitar varios canales para el manejo de lsa incidencias, cómo: un portal dedicado a la creación de PQRs (preguntas, quejas, reclamos), email, whatsApp, incluso redes sociales para el manejo de los casos.

Igualmente puede utilizar Zoho Flow para traer datos a Zoho CRM de los sistemas de eLearning y los sistemas administrativos de estudiantes y/o egresados, para expandir el uso de Zoho One en todo el ciclo de vida estudiantil.

Zoho One cuenta con la facilidad de usar diferentes canales, desde WhatsApp hasta el chat y desde el uso del teléfono hasta envíos de correos desde la misma suite. Todo tipo de interacción se queda registrada a nivel de actividades en Zoho CRM, para la creación de flujos y otras herramientas de automatización disponibles con los datos de la aplicación estudiantil, datos del contacto y datos de la oportunidad.